Ledger Posting in Accounting – Rules, Steps, Format & Examples

 

“मेरे प्यारे विद्यार्थियों, यदि आप सचमुच Accounts में perfection चाहते हैं, तो आपको मेरे हर ब्लॉग को ध्यान से पढ़ना चाहिए। ये ब्लॉग विशेष रूप से उन छात्रों के लिए लिखे गए हैं जो वास्तव में Accounts में निपुण (perfect) होना चाहते हैं। अपने पिछले ब्लॉग्स में हमने Journal Entries को विस्तार से समझा है। अब, उसी सरल और व्यवस्थित तरीके से, मैं आपको Ledger Posting समझाने की कोशिश करूँगा। Step by Step हम सीखेंगे कि Journal से Ledger में transactions को कैसे post किया जाता है, ताकि आप Accounting में मजबूत नींव (strong foundation) बना सकें।”

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Ledger Posting in Accounting – Rules, Steps, Format & Examples

“Ledger is a book in which all types of accounts are maintained separately. It is the second most important book of accounting after Journal. From the Ledger, we can get complete and specific information about each account.”

“लेज़र एक ऐसी किताब है जिसमें सभी प्रकार के खातों को अलग-अलग खोला और लिखा जाता है। यह जर्नल के बाद लेखांकन की दूसरी सबसे महत्वपूर्ण किताब है। लेज़र से हमें प्रत्येक खाते की पूरी और विशेष जानकारी प्राप्त होती है।”

                                  Features of Ledger 

1. Classification of Accounts

   • Ledger में सभी accounts को अलग-अलग (separately) classify करके लिखा जाता है।

2. Posting from Journal

   • Ledger हमेशा Journal entries से तैयार किया जाता है।

3. Two Sides – Debit & Credit

   • प्रत्येक खाते (account) को दो हिस्सों में लिखा जाता है:

     • Debit Side

     • Credit Side

4. Account-wise Balance

   • Ledger से हमें हर account का individual balance पता चलता है (Debit Balance या Credit Balance)।

5. Basis for Trial Balance

   • Trial Balance और Final Accounts (Trading, P&L, Balance Sheet) Ledger balances पर आधारित होते हैं।

6. Systematic Record

• Ledger accounts systematic तरीके से बनाए जाते हैं, जिससे accounting information आसानी से समझी और analyse की जा सके।

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Entry: “Recording a transaction in the Journal is called an Entry.”

जब किसी transaction को सबसे पहले Journal में record किया जाता है, तो उसे Entry कहा जाता है।

Example:
1 April – Cash received from Ram ₹10,000

• Cash A/c Dr. ₹10,000
    To Ram A/c ₹10,000

1. Posting:“Transferring the entries from the Journal to the respective accounts in the Ledger is called Posting.”

जब Journal में की गई entries को अलग-अलग accounts में (Ledger में) transfer किया जाता है, तो उसे Posting कहा जाता है।

• Debit वाला हिस्सा → Ledger के Debit Side में लिखा जाता है।

• Credit वाला हिस्सा → Ledger के Credit Side में लिखा जाता है।

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Ledger बनाने की प्रक्रिया (Steps of Preparing Ledger)

 Ledger बनाने के लिए निम्न steps अपनाए जाते हैं:

1. Journal से Posting

   • सबसे पहले Journal से entries उठाई जाती हैं।

2. Debit Side Posting

   • Journal entry में जो account Debit होता है, उसे Ledger के Debit Side (Dr.) में लिखा जाता है।

3. Credit Side Posting

• Journal entry में जो account Credit होता है, उसे Ledger के Credit Side (Cr.) में लिखा जाता है।

4. Account Name का Rule

   • Ledger बनाते समय, जिस account का Ledger बना रहे हैं उसका नाम नहीं लिखा जाता, बल्कि उसके सामने वाले (opposite) account का नाम लिखा जाता है।

   • Debit side में हमेशा “To … A/c” और Credit side में हमेशा “By … A/c” लिखा जाता है।

5. Journal Folio (J.F.) का उल्लेख

   • Posting करते समय Ledger में Journal Folio नंबर लिखना आवश्यक है।

6. Balance निकालना

   • अंत में दोनों तरफ की राशियों को compare करके Balance निकाला जाता है और Debit या Credit side में लिख दिया जाता है।

Example (Posting in Ledger)

Journal Entry:
1 April – Cash received from Ram ₹10,000.

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Cash A/c

                   CASH ACCOUNT
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Dr. Side                                 | Cr. Side
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Date   | Particulars  | J.F. | Amount   | Date   | Particulars | J.F. | Amount
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Apr 1  | To Ram A/c  |   1  | 10,000    |             |                      |       |

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Ram's A/c

                   RAM'S  ACCOUNT
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Dr. Side                                 | Cr. Side
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Date   | Particulars  | J.F. | Amount    | Date   | Particulars | J.F. | Amount
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       |              |      |           | Apr 1  | By Cash A/c |  1   | 10,000

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 “To” हमेशा Debit side में और “By” हमेशा Credit side में use होगा।

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      A.हमारे अगले ब्लॉग में हम Compound Entries की Posting को समझेंगे।
      B. इसके साथ-साथ हम यह भी सीखेंगे कि Ledger Accounts को कैसे Close किया जाता है और Balance कैसे निकाला जाता है।